eSocial: Um novo sistema de informação e os seus impactos para as organizações.

Maria Helena de M. Lima Nunes¹
Tayrone Félix Ribeiro²

No Brasil, é representativo o número de empresários que não possuem um conhecimento técnico sobre seu próprio negócio e o ambiente em que atuam. As mudanças do mundo globalizado, principalmente no que diz respeito a  tecnologia, exigem dos empresários um conhecimento, não necessariamente da prática, mas de como essas tecnologias podem ser utilizadas como ferramentas gerenciais que possibilitem elaborar novas estratégias de negócio e contribuir com a tomada de decisão.
A presente resenha tem como objetivo proporcionar aos empresários, executivos e gestores das organizações a percepção sobre a importância do eSocial como um sistema de informação gerencial e não apenas como um sistema de tributação.
Os sistemas de informações têm por objetivo coletar dados que serão processados e transformados em informação que possibilitarão uma melhor tomada de decisão, ou seja, fornecem um mecanismo de feedback para os gestores e empresários. Nesse contexto, o eSocial é um sistema de informação criado pelo Governo Federal, organizado para coletar, processar, armazenar, analisar e transmitir dados que representam informações para a empresa, empregados e governo, no que tange a gestão de pessoas das organizações.

O eSocial – Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, instituído pelo Decreto nº 8.373/2014, trata de uma tecnologia (sistema de informação), que permite a unificação da prestação das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas que tem por finalidade padronizar sua transmissão, validação, armazenamento e distribuição dos dados. O sistema não deve ser confundido com nenhum regime tributário diferenciado, pois assim não o é.
O eSocial, como sistema de informação gerencial para as organizações, apresenta algumas vantagens como a integração de processos, registro imediato de novas informações e disponibilidade imediata e automática dos dados aos órgãos envolvidos: Receita Federal,

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1 Administradora. Consultora Empresarial. Mestre em Gestão em Organizações Aprendentes. Especialista em Auditoria Fisco Contábil e Auditora Fiscal Aposentada.
2 Administrador. Consultor Empresarial. Doutor em Planificación Territorial e Gestión Ambiental pela Universidade de Barcelona.

Previdência Social, Ministério do Trabalho e Caixa Econômica Federal. Além dessas vantagens, esse sistema de informação apresenta outros benefícios:
a) Desburocratização de processos (redução de papéis, arquivos e espaço físico;
b) Simplificação e racionalização de forma unificada do cumprimento das obrigações já previstas na legislação trabalhista, previdenciária e tributária;
c) Eliminação da redundância nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas, de forma a reduzir a burocracia para as empresas;
d) Aprimoramento da qualidade das informações gerenciais tanto para a gestão de pessoas das empresas como para os próprios trabalhadores.
Como sistema de informação integrado e devido a sua multidisciplinaridade, o eSocial trará em sua implementação impactos nas organizações em diferentes áreas e processos e com isso exigirá um esforço e mudança de cultura das pessoas e das empresas.

Observa-se na figura acima, que o ambiente interno das empresas, como os processos de recursos humanos, tecnologia, estrutura organizacional, normas e procedimentos operacionais vão ser impactados pela implantação da eSocial.
Ressalta-se, que é de extrema importância que os gestores e empresários tenham uma visão sistêmica do eSocial para que tenham condições de planejar, preparar, reorganizar os processos administrativos, contábeis e fiscais, ampliando o conhecimento da legislação e a mentalidade da organização quanto à utilização desse sistema de informação gerencial.
O novo sistema de informação e gerenciamento da gestão de pessoas (eSocial), exige uma mudança na rotina dos profissionais de todas as áreas da organização, mas principalmente das áreas de Recursos Humanos e Contabilidade, pois precisam suprimir os vícios e descuidos quanto ao cumprimento da legislação previdenciária e trabalhistas, para evitar as sanções que são muitas e elevadas. Você quer ser penalizado por não informar a admissão de um funcionário, por não comunicar um afastamento temporário ou até mesmo as férias?
Nesse sentido, para a preparação e implantação do eSocial, é preciso um esforço combinado das áreas da empresa. A integração de várias áreas organizacionais é um dos maiores desafios da implantação do eSocial. A implantação do eSocial não pode e não deve ser deixada exclusivamente sob a responsabilidade dos contadores/contabilistas. É importante que os gestores e, principalmente, os empresários das micro e pequenas empresas conheçam e acompanhem a sua implantação para evitar erros nos cadastros dos dados e informações e venham sofrer penalidades tributárias que são elevadíssimas e que podem comprometer os resultados econômico-financeiros do negócio.
Empresas que já implantaram o eSocial já conseguem ver na prática os ganhos do novo sistema de informação, como a substituição de procedimentos manuais, a entrega de um único formulário ou declaração (que antes eram vários), a qualidade da informação prestada pela empresa, diminuição de pagamento indevido por erros nos cálculos (pra menor ou maior), dentre outros.
Na perspectiva do trabalhador, o sistema assegura a prática referente ao cumprimento dos direitos previdenciários e trabalhistas, como também permite o acesso ao histórico atualizado de toda sua vida laboral.
Percebe-se que o eSocial, no futuro bem próximo, será visto como um grande sistema de gestão, e não apenas fiscal, pois a segurança, confiabilidade e exatidão dos relatórios farão com que todas as decisões em relação as questões financeiras, tributárias e administrativas serão tomadas com base nos relatórios gerados por esse sistema de informação. Logo, é indiscutível a importância do eSocial como ferramenta de suporte para o processo de tomada de decisão das empresas.

 

Referências Bibliográficas:
1. MANUAL DE ORIENTAÇÃO DO eSOCIAL Versão 2.4.02. Julho de 2018. Disponível em
http://portal.esocial.gov.br/manuais/mos-v.2.4.02-publicado.pdf. Acesso em out/2018
2. MANUAL DO USUÁRIO WEB GERAL DO eSOCIAL. Julho de 2018. Disponível em
http://portal.esocial.gov.br/manuais/mos-v.2.4.02-publicado.pdf. Acesso em out/2018

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